Help, mijn medewerker kan niet tegen kritiek!

Iedere maand beantwoorden wij een lezersvraag op het gebied van HR, beoordelen & werving en selectie. In deze blog adviseert Jacco van den Berg een P&O-functionaris over het houden van een soepel beoordelingsgesprek. Bekijk hier de tips om onaangename verrassingen in een evaluatiegesprek voorkomen.

‘Mijn medewerker schiet bij de minste opbouwende kritiek al in de verdediging en reageert emotioneel tijdens beoordelingsgesprekken. Binnenkort is het weer tijd voor een evaluatiegesprek. Hoe zorg ik ervoor dat dit soepel verloopt?’

In zijn boek De One Minute Manager gebruikt Kenneth Blanchard een mooi statement: ‘Feedback is the Breakfast of Champions’. Als je ergens goed in wilt worden, zal je lering moeten trekken uit opgedane ervaringen. Deze lessen worden in veel gevallen zichtbaar in de vorm van feedback.

Bewustworden van gedrag

Feedback is het op een directe wijze het gedrag van de ander ter sprake brengen, zodat diegene zich bewust wordt van zijn gedrag en de effecten daarvan op anderen. Ieder persoon kan leren van zaken die goed zijn verlopen, maar natuurlijk ook van gemaakte fouten. Feedback kan een welgemeend compliment inhouden. Deze feedback motiveert en stimuleert de feedbackontvanger in de toekomst (nog) meer het gewaardeerde gedrag te vertonen. Feedback gericht op verbetering, bijvoorbeeld het voorkomen van een fout, is net zo waardevol. Zeker als deze beschrijvend van aard is en de intentie gericht is op leren en verbeteren.

Mijn advies

Voorkom dat de uitkomsten van een beoordelingsgesprek een onaangename verrassing is voor de medewerker. De medewerker wordt emotioneel omdat hij (waarschijnlijk) voor het eerst hoort dat zijn functioneren onder de maat is. De boosheid zit ‘m in het feit dat hij vindt dat hem de kans ontnomen is zichzelf gedurende het jaar te verbeteren. Onder het mom van ‘geen bericht, goed bericht’ dacht hij de afgelopen periode goed te functioneren. Niet dus.

Twee tips:

• Omdat de waan van de dag regeert, voert menig leidinggevende de feedbackgesprekken tussen neus en lippen door, als ze überhaupt plaatsvinden. Feedback is actueel, geef dan ook direct feedback. De kans op herkenning is groot en omdat het gericht is op verbetering is er ook niet zo veel aan de hand.
• Feedback is specifiek, to the point en beschrijft het gedrag. Niet: ‘je bent lui of laks.’ Maar: ‘je zou voor 10.00 uur vandaag de dagrapporten van vorige week aan mij e-mailen. Ik heb ze niet ontvangen. Wat is de oorzaak hiervan? Speel dus de bal en niet de man en verklein hiermee de emotie.