• Alles
  • Arbeidsmarkt
  • Arbeidsrecht
  • Arbo
  • Coaching
  • Detacheren
  • Flexwerk
  • Inzetbaarheid
  • Mobiliteit
  • Opleiden & leren
  • Re-integratie
  • Recruitment
  • Talent management
  • Werving & Selectie
  • Wetgeving

Best practice: zo pak je Functiecreatie aan

door Brigitte van Lierop
Door taken bij huidige medewerkers weg te nemen en samen te voegen tot een nieuwe functie, kun je een arbeidsplaats creëren voor iemand met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit instrument wordt ook wel Functiecreatie genoemd. Maar wat moet je nou doen als je wilt weten of Functiecreatie binnen jouw organisatie mogelijk is? Het gaat in de praktijk altijd over het zoeken naar antwoorden op een paar essentiële vragen. In dit artikel laat ik je aan de hand van een stappenplan zien hoe succesvolle Functiecreatie eruit ziet in de praktijk.

Vertaalbureau SVB biedt als dienstverlening ‘het regelen van vraag en aanbod rondom het tolken ter plaatse en het schriftelijk vertalen van documenten’.

Ik ga bij SVB antwoord zoeken op de volgende vragen:

  • Welk elementair werk is er?
  • Kan het uit de bestaande functies worden gehaald?
  • Kan er een profiel van worden gemaakt?
  • Wie doet het werk nu?
  • Wat levert het op voor diegene die het werk niet meer hoeft te doen?
  • Welke voordelen heeft de voorgestelde verandering voor SVB?

Bij SVB zien we de volgende profielen met hun taken. De directeur heeft de leiding, de kwaliteitsmedewerker geeft training en vorming aan tolken en vertalers en bewaakt de kwaliteit van dienstverlening, de matchers regelen de match tussen de vraag van een klant en het aanbod aan tolken en vertalers, de boekhouder zorgt voor facturatie en betalingen en de administratieve kracht ondersteunt overal waar nodig.

Welk elementair werk is er?

Het gaat om werk waarvoor een korte training volstaat om het te kunnen uitvoeren. En, ja, dat is er! In alle functies binnen SVB blijken deze werkzaamheden voor te komen.

Kan het uit de bestaande functies worden gehaald?

Een probleem kan zijn dat het werk van diegene die het nu doet, trager wordt uitgevoerd als hij of zij het niet zelf meer doet. Of dat degene die het nu doet, het heel graag zelf wil blijven doen en het als een probleem ziet als het uit zijn takenpakket wordt gehaald. Bij SVB kan het! Veel van het elementaire werk kan worden losgekoppeld van de overige werkzaamheden. En het werkproces wordt daardoor niet vertraagd, eerder het omgekeerde.

Kan er een profiel van worden gemaakt?

Een profiel opstellen met een nieuw takenpakket vraagt even wat werk. De eerste vraag is of het elementaire werk uitvoerbaar is door de doelgroep mensen met een beperking. Is het fysiek niet te zwaar, vereist het snelle handelingen, gebeuren er veel onverwachte dingen? De elementaire taken waarbij dat het geval is, kunnen niet worden opgenomen in het profiel. En, nog een ander ding, wanneer vinden de taken plaats? Als ze allemaal tegelijk op hetzelfde moment plaatsvinden, wordt het ook lastig om een profiel te maken. Tenslotte is het ook van belang dat het gaat om een substantieel aantal uren, minimaal twaalf uren is een maat die vaak wordt gehanteerd. En ja, bij SVB kan het! De functie van praktijkondersteuner is geformeerd.

Wie doet het werk nu?

De nieuwe praktijkondersteuner bij SVB gaat werk uitvoeren dat nu door de directeur wordt gedaan, door de kwaliteitsmedewerker, de matchers en de boekhouder. Het gaat bij de directeur om de catering en de keuken en alle ondersteunende taken bij de schriftelijke acquisitie. Bij de kwaliteitsmedewerker gaat het om alle ondersteunende activiteiten rondom de trainingen. De matchers voeren allerlei repeterende werkzaamheden uit rondom bevestigingen van matches. En tenslotte heeft de boekhouder een verzameling aan ondersteunende taken in de controlesfeer die de nieuwe praktijkondersteuner met een kleine training kan overnemen. De administratieve kracht blijft hetzelfde werk doen.

Wat levert het op voor diegene die het niet meer hoeft te doen?

Deze vraag is essentieel om te kunnen bepalen wat de win – win is voor het bedrijf om het werk anders in te richten. Bij SVB gaan ze eerst en vooral ‘blij’ zijn! Alle medewerkers inclusief de directeur ervaren een enorm hoge werkdruk. En die werkdruk wordt vooral bepaald door al die ondersteunende administratieve taken en door telefoneren. De praktijkondersteuner gaat die werkdruk grotendeels wegnemen. Daarmee zijn we er nog niet. De onderliggende vraag die hier speelt is natuurlijk: wat gaan de andere medewerkers doen met de vrijgekomen tijd?

  • Bij de directeur komen per dag 60 minuten vrij die hij kan besteden aan achterstallig werk, meer netwerken waar hij nu te weinig aan toe komt en actiever zoeken naar nieuwe subsidiekanalen.
  • De kwaliteitsmedewerker krijgt per dag 45 minuten meer de tijd om de kwaliteit van het werk van de matchers te verbeteren, iets waar hij nu niet aan toe komt. Ook kan hij eindelijk zijn mails op het werk verwerken in plaats van thuis.
  • Bij de matchers komen er opgeteld dagelijks 160 minuten vrij waardoor ze per dag ongeveer tien matches per week méér kunnen doen en tegelijkertijd meer ruimte hebben om problemen kwalitatief beter op te lossen dan dat ze nu kunnen.
  • Tenslotte komen er bij de boekhouder 120 minuten vrij waardoor het zeer regelmatig voorkomende overwerk niet meer hoeft plaats te vinden en hij het betalingsverkeer beter kan controleren zodat er minder geld verloren gaat aan het niet opvolgen van onbetaalde rekeningen.

Welke voordelen heeft de voorgestelde verandering het voor het bedrijf?

Loont het zich voor SVB om voor ongeveer 1 fte een praktijkondersteuner in dienst te nemen? Vooralsnog zitten de harde cijfers in het minder overwerken van de boekhouder en in het grotere aantal matches. De eerste berekening is dan simpel: hoeveel kost de nieuwe medewerker en hoeveel levert minder overwerk op en hoeveel levert het op als er tien matches per week meer plaatsvinden? De volgende vraag is: hoeveel gaat het opleveren als de directeur meer netwerkt en meer kans krijgt om nieuwe subsidiekanalen te zoeken? En hoeveel levert de kwaliteitsverbetering op van de kwaliteitsmedewerker en de matchers? Dat zijn gegevens die zich minder gemakkelijk in cijfers laten uitdrukken. Wat leert onze ervaring? In elke onderneming kunnen de beslissers over geld vrij snel een inschatting maken of het hen wat oplevert als ze het anders gaan doen. Bij SVB is dat niet anders. De praktijkondersteuner is inmiddels met veel plezier aan het werk en de medewerkers zijn blij met de nieuwe situatie.

Brigitte van Lierop Eigenaar Disworks