Corrigeer en verwijder rotte appels

Of je het nou leuk vindt of niet, leidinggevende kun je de correctiegesprekken niet uit de weg gaan. Denk vooraf goed na over de acties van de medewerker en de ongewenst gevolgen hiervan en spreek duidelijk uit dat niet de regels aangepast worden, maar dat de medewerker zijn gedrag moet aanpassen.

De regels zijn er niet voor niets

Iedere organisatie kent regels en procedures om de veiligheid van medewerkers te waarborgen, om werkprocessen effectief en efficiënt te laten verlopen of om de samenwerking tussen medewerkers en afdelingen te stroomlijnen. Niet altijd worden deze regels nageleefd. Zo kan er sprake zijn van een onachtzaamheid of juist van het bewust niet naleven van een procedure. Ook kunnen medewerkers sfeerverziekend gedrag vertonen richting collega’s of klanten onheus bejegenen.

Weer in het juiste spoor

Het is dan als leidinggevende (nood)zaak deze ‘overtreding’ in een correctie- of disciplinegesprek te bespreken. Het doel is de medewerker weer in het juiste spoor te krijgen. Het is een soort curatieve ingreep die plaatsvindt als de medewerker grenzen overschrijdt. Gebruik daarvoor onderstaand stappenplan:

• stap 1: feiten
• stap 2: gevolgen
• stap 3: doel
• stap 4: verhelderingfase
• stap 5: oplossingen
• stap 6: afspraken

Een goede voorbereiding is het halve werk

Benoem eerst het ongewenste gedrag dat je hebt waargenomen. Som de feiten op en geef voorbeelden die kristalhelder zijn. Met feiten en voorbeelden kan namelijk geen discussie ontstaan over containerbegrippen zoals als onnauwkeurig, niet flexibel of geen doorzettingsvermogen. Ook weet de medewerker niet (meteen) wat er wordt bedoeld als je niet specifiek genoeg bent. Door op een rustige manier de feiten op te noemen, zet je de toon van het gesprek.

Oorzaak en gevolg

Spreek vervolgens de ongewenste gevolgen van het gedrag uit. Doel is de medewerker bewust te maken van zijn doen en laten en zijn inzicht te vergroten dat zijn gedrag echt ongewenst is. Het correctiegesprek moet, linksom of rechtsom, resulteren in afspraken die tot gedrag leiden waarbij de leidinggevende, collega’s en klanten niet meer met ongewenste gevolgen worden geconfronteerd.

Tip: een monoloog van de leidinggevende

De eerste drie stappen zijn een monoloog van de leidinggevende. Zet hier op een rustige manier de toon van het gesprek en sta niet toe dat de medewerker je onderbreekt. De kans is dan namelijk groot dat je sommige feiten en gevolgen vergeet op te sommen.

ON-redenen

In de verhelderingsfase is de medewerker aan zet en kan hij zijn kant van het verhaal vertellen. De ON-redenen waarom medewerkers dingen doen die ze niet mogen doen of juist dingen niet doen die ze wel moeten doen, zijn legio. Hierna een opsomming die zeker niet uitputtend is:

• ONwetendheid
• ONkunde
• ONervarenheid
• Onzekerheid
• ONzin
• ONgein
• ONverschillig
• ONgeïnteresseerd

Voorafgaand aan een correctiegesprek zijn er al (feedback)gesprekken gevoerd, het is immers niet de eerste keer dat de medewerker over de schreef gaat. Daarom is het nauwelijks voorstelbaar dat de eerste vier ON-redenen worden genoemd. De praktijk leert dat bij een correctiegesprek er toch meer aan de hand is. Willens en wetens, vertoont de medewerker nog steeds gedrag dat niet passend en wenselijk is. Hij stelt dat de regels er niet voor hem zijn, vindt het allemaal wel meevallen en het lijkt hem allemaal niet echt te deren (ONzin, ONgein, ONverschillig en ONgeïnteresseerd). Afhankelijk van de ernst van de zaak of het aantal keren dat over deze kwestie is gesproken, dien je hem duidelijk te maken dat het zo toch echt niet verder kan en dat de medewerker zijn gedrag en houding moet aanpassen.

Vastleggen van afspraken

Het is verstandig om het initiatief voor de oplossing in eerste instantie bij de medewerker te laten. Oplossingen waar de medewerker zelf mee komt, hebben een grotere acceptatiegraad. De kans dat de oplossing ook op langere termijn werkt, is groter.

Er zijn natuurlijk situaties (bijvoorbeeld onveilig werken) waarin de verhelderingfase kort(er) is en dat er maar één oplossing is. Denk aan als de medewerker veiligheidsvoorschriften niet naleeft, waardoor er een onveilige werksituatie ontstaat. Zorg dan dat duidelijk is dat er maar één oplossing is en kondig aan dat als het gedrag niet verandert, er disciplinaire maatregelen volgen. Een soort laatste waarschuwing dus.

Einde en vervolg

Beëindig het correctiegesprek met het maken van een vervolgafspraak. Deze afspraak is niet over een half jaar. Probeer er kort op te zitten, laat aan de medewerker zien dat het je ernst is. In het vervolggesprek kun je toetsen of de gemaakte afspraak effectief is en ertoe leidt dat de ongewenste gevolgen achterwege blijven. Zo niet, dan volgt wederom een gesprek met wellicht nog scherpere afspraken. De toon gaat richting: ‘Jij moet veranderen en niet de regels. Zo niet dan passen wij blijkbaar niet (meer) bij elkaar.’