Waarom werkt Functiecreatie, de geschiedenis leert het ons

Functiecreatie als win-win

Functiecreatie is het allesomvattende woord voor het anders inrichten van bedrijfsprocessen en het herverdelen van taken, waardoor het geschoolde en meer ervaren personeel beter kan worden ingezet voor het werk waarvoor ze zijn opgeleid. Eenvoudige taken worden samengevoegd tot een of meerdere functies en opnieuw opgenomen in de werkprocessen. Deze functies zijn vervolgens geschikt voor mensen uit het doelgroepregister. Doel is om een win – win te creëren: een economische meerwaarde voor de organisatie en het bijdragen aan het verbeteren van de arbeidsmarktpositie van mensen met een grote afstand tot die arbeidsmarkt.

Een blik in de geschiedenis

De basis voor het creëren van functies door het anders inrichten van bestaand werk begon ongeveer honderd jaar geleden. Toen verscheen The Principles of Scientific Management van Frederick Taylor. In dit boek laat Taylor, op basis van bewegings- en tijdsstudies zien dat complexe taken opgebroken kunnen worden in meer elementaire taken. En, dat het organiseren van werkprocessen op basis van deze elementaire taken, leidt tot een aanzienlijke efficiency-verbetering.

Ontevreden werknemers

Taylor legde daarmee de grondslag voor de lopende band arbeid. Echter, door de toepassing ervan, steeg het aantal ontevreden werknemers: eentonige activiteiten bleken voor veel van hen niet motiverend en uitdagend te zijn. Deze constatering vormde weer de grondslag voor onderzoek naar de eisen waaraan gezonde functies moeten beantwoorden.

Honderd mensen, honderd wensen

Een belangrijke conclusie die uit verschillende onderzoeken kan worden getrokken, is dat het organiseren van werkprocessen op één manier nooit kan beantwoorden aan de diversiteit van de mogelijkheden, capaciteiten en wensen van verschillende werknemers. Sommige mensen blijken goed in staat te zijn om te werken in meer eenvoudige functies, terwijl andere werknemers gemotiveerd worden door meer complexe en uitdagende functies.

Bij het ontwerpen van werkprocessen lijkt het er echter op dat deze behoefte aan diversiteit in functies in de afgelopen jaren ondergesneeuwd is geraakt. In de huidige arbeidsmarkt staat de kwaliteit van het werk centraal en vinden we het nodig dat de werknemer voldoende autonomie krijgt om zijn werk te doen. Functies kenmerken zich door een veelheid aan taken, van voorbereiding tot en met controle. En daar zijn de meeste werknemers blij mee, zij vragen om meer verantwoordelijkheid, meer afwisseling, meer contact met anderen, meer uitdagend werk. Het is om die reden dat functies steeds meer worden ingericht op basis van deze complexiteit. En ook de functie-eisen groeien hierin mee: werknemers moeten steeds meer voldoen aan hogere opleidingseisen om een functie te kunnen vervullen.

Niet iedereen past

Een probleem is dat daarbij geen rekening wordt gehouden met de grote groep mensen die niet in staat is te voldoen aan de eisen die gepaard gaan met deze complexe functies. Het doet daarmee enerzijds geen recht aan de diversiteit binnen de bevolking. En, anderzijds, het niet uitgaan van diversiteit sluit een aantal mensen uit van reguliere arbeid. Een groot deel van de bevolking ondervindt daardoor problemen bij het zoeken en vinden van passend werk. Zo ook de mensen die behoren tot het doelgroepregister van de Banenafspraak, die juist vanwege deze complexiteit worden geïndiceerd als zijnde ‘niet in staat om reguliere arbeid te verrichten’.

Duur personeel en schaarste

De complexiteit van de functies zorgt er tegelijkertijd voor dat werkgevers te maken hebben met veel duur personeel. En dat zij voortdurend op zoek moeten naar werknemers die voldoen aan de hoge functie-eisen. Dat blijkt niet altijd even gemakkelijk, er heerst een enorme schaarste op de arbeidsmarkt aan gekwalificeerd personeel. Aan de andere kant is er veel personeel beschikbaar dat niet voldoet aan die hoge functie-eisen. En dat is de groeiende groep werknemers die voorheen goed kon meedraaien in bedrijven, maar nu niet meer meekan, die buiten de arbeidsmarkt is komen te staan: de doelgroepregister-medewerker.

Tom Poes, verzin …

Maar dan speelt het volgende: Werkgevers zijn niet gebaat bij medewerkers die niet meekunnen, dat gaat ten koste van de kwaliteit van de dienstverlening, van de productie en van de resultaten van de organisatie. Nu is bekend dat deze werknemers wel meekunnen als ze werk uitvoeren dat bij hen past. En dat werk is veelal onderdeel geworden van die complexe functies van het geschoolde personeel.

Het anders indelen van bestaand werk speelt daar op in. De meer complexe taken worden onderscheiden van de minder complexe taken. Daarvoor worden de functies en de werkprocessen onder de loep genomen. Want overeind staat dat de werkprocessen die in de organisatie plaatsvinden, soepel moeten blijven verlopen en zelfs waar mogelijk geoptimaliseerd moeten worden. Eenvoudige taken worden samengevoegd tot een of meerdere functies en opnieuw opgenomen in de werkprocessen. Deze functies zijn vervolgens geschikt voor werknemers die anders buiten het werkproces zouden vallen omdat ze niet in bestaande functies kunnen worden ingevoegd.

De geschoolde werknemers kunnen zich vervolgens concentreren op de meer complexe taken van hun functie. Ze komen toe aan het werk waar ze voor zijn opgeleid en hoeven zich vrijwel niet meer bezig te houden met ‘al die bijkomstigheden’ in hun functie.

De win – win

Kortom, het anders inrichten van bestaand werk vanuit een bedrijfseconomische toegevoegde waarde heeft in zich de ingrediënten die zorgen dat de beoogde win– win situatie ontstaat. Dat maakt dat Functiecreatie werkt, het vraagt alleen wel van het bedrijf dat ze open staan voor deze nieuwe manier van kijken!