Zelf aan de slag met Functiecreatie

Een garage in het oosten van het land besluit, nadat een vacature al maandenlang open staat, om het zelf op te pakken. Ze weten inmiddels dat het niet lukt met mechanische of digitale oplossingen; er moeten handjes bij. Met de ondersteuning van een expert in Functiecreatie gaat het bedrijf aan de slag. Op een vrijdagmiddag gaat het hele personeel in de kantine aan tafel. De hapjes en de drankjes komen op tafel en met z’n allen gaan ze op zoek naar de oplossing. De centrale vraag die ze zichzelf stellen is: kan het anders, kunnen we het werk anders verdelen en ons probleem van het niet ingevuld krijgen van de vacature anders oplossen?

Alle taken in beeld

De eerste stap is het in kaart brengen van wat ze allemaal doen de hele dag, de hele week. Ze schrijven elke taak op gele post-it’s en hangen ze dan op een groot vel, linksboven in de hoek. Samen kijken ze of ze niks vergeten zijn.

Waar kom je niet aan toe?

Vervolgens gaat het gesprek over ‘de dingen waar ze niet of nauwelijks aan toe komen’. De gemoederen lopen nu iets op. Er zijn nogal wat taken die niet de aandacht krijgen die ze zouden moeten hebben. Met name de monteurs voelen zich daar ongemakkelijk bij. ‘Het gaat wel allemaal goed, de klant merkt het niet maar we zouden graag onze servicegraad willen verhogen. En daar komen we nu niet aan toe.’

Kortom, ze missen niet alleen een extra collega, ze lopen zelf tegen hun grenzen op in wat ze kunnen bieden aan de klant. Samen maken ze de lijst af van dingen waar ze niet of nauwelijks aan toe komen. Deze post-it’s hangen ze linksonder op het grote vel.

Kerntaak of ondersteunend werk?

De volgende stap levert weer blije gezichten op. De monteurs mogen alle post-it’s weghalen, waarop taken staan die feitelijk ondersteunend zijn in hun werk. Dat is namelijk werk dat ook door iemand anders kan worden gedaan. De monteurs krijgen de opdracht om met name taken eruit te halen die door een ander vrij snel zijn aan te leren. De post-it’s met die taken hangen ze rechtsboven op het grote vel. Inmiddels hangen er post-it’s in drie hoeken van het vel.

Welkome afwisseling

In het midden van het vel is een grote cirkel getekend. Die vormt het doel voor de volgende stap. In de cirkel mogen de monteurs alle taken hangen waar ze echt blij van worden als een ander ze overneemt. Immers, soms is een taak ondersteunend maar vormt tegelijkertijd een ontspanningsmoment voor de monteur. Nu wordt het serieus; over welke taken gaat het, wat gaan de monteurs doen als ze het niet meer zelf hoeven doen, en wat vinden ze ervan als iemand anders het gaat doen?

Taken overdragen

Met die vragen zijn ze een flinke poos bezig. Immers, hoe zou het gaan als een ander het werk gaat doen? En als die ander iemand is die niet zo snel is als zij, niet zo slim is als zij? Hoe zal dat zijn?

Ze komen er uit. Met hulp van de expert selecteren ze een aantal taken waarvan ze blij worden dat ze het niet meer hoeven doen en waarvan ze het ook prima vinden als een ander het gaat doen. Ook als die ander niet zo snel en handig is als zij. De post-it’s van die taken komen in de cirkel.

Laatste stap

Ze zijn nog niet klaar, de laatste stap is essentieel. Want wat gaan de monteurs doen met de tijd die vrijkomt? Is die tijd voldoende om het gebrek aan een extra monteur op te lossen? De expert in Functiecreatie helpt ze in de berekeningen voor de nieuwe medewerker. Zelf kunnen ze vrij snel uitrekenen of dit gaat lukken. En het gaat lukken!

Toekomstige taken

Nu is de laatste hoek aan de beurt. Daar komen de taken die ze in de toekomst gaan doen. En de eerste schatting van wat het hen gaat opleveren als ze het op de nieuwe manier gaan doen. Het ziet er goed uit. Ze zijn twee uur verder, de hapjes zijn op, er is nog iets te drinken over. Ze heffen het glas, het weekend kan beginnen!